Membimbing Bawahan

(Zainun Mu'tadin, SPsi., MSi.)

Dalam bekerja, hampir setiap orang mendambakan memperoleh jabatan yang
tinggi. Namun demikian seringkali dijumpai seseorang yang mendapat
promosi kenaikan jabatan/pangkat tidak siap dengan jabatan baru tersebut
sehingga kinerjanya menjadi turun dan bahkan lebih buruk daripada ketika
ia masih menjadi pegawai biasa. Permasalahan yang seringkali dialami
para supervisor/manager baru tersebut bukanlah terletak pada kemampuan
teknis dalam mengerjakan tugas di lapangan  tetapi lebih pada kemampuan
managerial untuk membangun semangat kerja para bawahannya. Artinya para
supervisor/manager baru tersebut banyak yang  tidak siap ketika
diberikan tanggungjawab membimbing, melatih, memotivasi dan menilai
kinerja para bawahannya.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas, apa saja yang harus
diperhatikan oleh supervisor/manager dalam membangun semangat kerja
bawahannya. Beberapa hal di bawah ini mungkin dapat dijadikan
pertimbangan jika anda kebetulan adalah seorang supervisor atau manager.

1. Jadilah Pendengar yang Baik

Carl Rogers, seorang pakar di bidang psikologi, pernah berkata bahwa
penghalang yang terbesar untuk melakukan komunikasi pribadi adalah
ketidaksanggupan seseorang untuk mendengarkan dengan baik, dengan penuh
pengertian dan perhatian kepada orang lain. Jika anda diberi tugas untuk
membimbing dan melatih seseorang maka hal ini merupakan salah satu hal
terpenting yang harus diingat. Ketika anda sedang berbicara dengan
bawahan anda jagalah agar anda tidak terlalu banyak bicara, melainkan
lebih banyak mendengarkan keluhan dan masukan dari bawahan anda.

Kesediaan untuk mendengar akan memberi kesempatan kepada bawahan untuk
mengutarakan keinginan dan pendapatnya. Dengan mendengar  berarti anda
memperhatikannya, anda mempunyai suatu perhatian yang konstruktif
mengenai masalah yang dihadapi olehnya, dimana mungkin anda selaku
atasan mempunyai alternatif solusi yang dibutuhkan orang tersebut.
Dengan demikian akan tercipta rasa aman dan nyaman sehingga bawahan
anda  lebih mau terbuka terhadap saran-saran yang diberikan. Selain itu
mendengarkan seseorang yang secara bebas berbicara tentang dirinya
sendiri merupakan jalan terbaik untuk mengenal lebih jauh siapa lawan
bicara kita tersebut. Meskipun demikian mendengarkan tidaklah selalu
berarti bahwa anda percaya terhadap segala yang anda dengar. Tentu saja
untuk dapat menjadi pendengar yang baik dibutuhkan kesabaran dan
kerendahan hati.

2. Kenali Pekerjaan yang Dilakukan

Kita sering melakukan kesalahan dalam menginterpretasi dan menilai
hasil kerja seseorang sebagai akibat dari suatu pandangan dan
pengetahuan yang dangkal sekali tentang pekerjaan orang tersebut.
Seringkali kita menjumpai seorang atasan yang mengharapkan bawahannya
melakukan sesuatu yang sebenarnya bukan merupakan kapasitasnya. Jika
mengambil perumpamaan hal tersebut adalah ibarat mengharapkan pohon
mangga menghasilkan buah durian. Mustahil bukan? Akibatnya tidak sedikit
bawahan yang menjadi frustrasi dan bahkan tidak "respect" terhadap
atasan karena atasan demikian dinilai tidak tahu apa pekerjaan
bawahannya sebenarnya (padahal ia seharusnya tahu).

Jika anda adalah seorang atasan maka sudah seharusnya anda mengetahui
apa yang wajib dan baik untuk dikerjakan atau diselesaikan bawahan
anda.  Anda juga harus dapat mengetahui secara pasti apakah bawahan anda
mengerjakan tugas dengan suatu cara atau jalan yang aman yang dapat
diterima oleh perusahaan. Jika ternyata bawahan anda dapat menyelesaikan
tugas-tugas dengan cara-cara yang dapat diterima tetapi tidak sesuai
dengan cara anda, maka sedapat mungkin biarlah ia menggunakan cara
tersebut. Jangan cepat-cepat mengkritik atau pun memaksanya untuk
melakukan menurut cara anda. Sebaliknya jika ia ternyata tidak dapat
menyelesaikan tugasnya, maka anda perlu melakukan suatu perubahan.
Langkah awal dalam melakukan perubahan tersebut adalah dengan membuat
suatu persetujuan antara anda dan bawahan mengenai hal-hal yang mendasar
dari pekerjaan tersebut.

3. Kenali Bawahan Anda

Sebagai atasan, anda harus mengetahui kesanggupan dan bakat-bakat anak
buah anda dan menolong mereka untuk menggunakan kemampuannya untuk
disalurkan dalam pekerjaan.  Anda juga dituntut untuk mendorong
usaha-usaha perbaikan diri bawahan, mengerti kebutuhan dan keinginan
mereka, dsb. Sebagai contoh: anda harus dapat membedakan apakah bawahan
anda lebih tertarik pada kesempatan dan tantangan karir atau pada materi
seperti uang atau lebih pada status. Jika anda dapat mengindentifikasi
hal ini maka akan lebih mudah bagi anda untuk mengarahkan dan memotivasi
bawahan anda.

Anda sudah semestinya anda mengenal bawahan anda, jika tidak secara
pribadi sekurang-kurangnya anda mengenali karakter-karakter penting yang
berguna bagi produktivitas bawahan tersebut. Beberapa supervisor/manajer
merasa takut untuk mengenal lebih dekat bawahannya, karena dengan
kedekatannya itu maka mereka akan menjadi terlalu lunak dan salah dalam
menilai prestasi bawahan. Pendapat semacam itu sebenarnya merupakan
suatu kekeliruan, karena mengenali seseorang dan menghargai kepribadian
serta keunikan yang dimilikinya tidaklah berarti bahwa anda tidak
menuntut ia untuk bekerja dengan sebaik-baiknya sesuai dengan aturan
yang berlaku.

4. Kenali Perlombaan yang Ingin Anda Lakukan

Sebagai pejabat baru dan masih berada dalam semangat yang
menyala-nyala untuk mendorong dan memotivasi bawahan anda, anda mungkin
terus memacu bawahan anda untuk melakukan sesuatu, yang sesungguhnya
tidak terlalu signifikan. Hal tersebut merupakan suatu hal yang wajar
karena anda mungkin masih dalam tahap ingin menunjukkan jati diri
sebagai atasan yang pantas menduduki jabatan tersebut. Namun demikian
kondisi ini harus benar-benar diwaspadai mengingat bahwa tidak ada
seorangpun bawahan yang mampu bekerja dalam kondisi yang tetap maksimal
setiap hari. Jadi janganlah anda terus-menerus berteriak "awas ada
macan", sampai anak buah anda kelelahan dan akhirnya ketika "macan" yang
sesungguhnya tiba anak buah anda sudah kehabisan tenaga dan tidak
memiliki semangat lagi.

Selain itu bawahan anda mungkin akan merasa bosan dan jengkel karena
dorongan-dorongan anda untuk bekerja lebih giat dan bersemangat,
sementara mereka mengetahui bahwa pekerjaan yang dikerjakan tersebut
tidak begitu penting. Contoh: anda memberikan tugas atau proyek khusus
kepada bawahan anda tanpa ada kejelasan apa tindak lanjutnya, kapan
diaplikasikan dan tidak ada target pasar yang jelas, sementara bawahan
anda tersebut masih harus mengerjakan tugas-tugas rutin yang sudah
snagat jelas manfaatnya bagi perusahaan. Oleh karena itu amat sangat
penting bagi anda selaku atasan untuk dapat menentukan prioritas
pekerjaan yang harus dilakukan, sehingga tidak ada kegiatan yang
terlihat "mubazir" dan hanya sekedar membuat bawahan anda terlihat
sibuk. Tanpa kemampuan untuk menentukan hal ini maka bawahan anda akan
cenderung tidak tidak bisa membedakan antara suatu pekerjaan yang urgent
dengan yang rutin karena setiap hari mereka selalu dikejar-kejar.

5. Gunakan Peristiwa-Peristiwa Khusus

Dalam aktivitas kerja selalu saja ada kejadian-kejadian atau
peristiwa-peristiwa khusus yang dapat dijadikan bahan atau contoh untuk
membangun semangat kerja bawahan anda. Contoh: Keberhasilan divisi anda
dalam memenangkan suatu proyek atau keberhasilan divisi dalam memangkas
biaya produksi atau pun penghargaan yang diberikan oleh media massa
(masyarakat) kepada teamwork anda. Sebaliknya ada juga
peristiwa-peristiwa dimana anda dan bawahan anda mungkin mengalami
kegagalan. Gunakan keberhasilan ataupun kegagalan tersebut sebagai bahan
pembelajaran. Tunjukkan kepada bawahan anda faktor-faktor apa saja yang
membuat divisi anda meraih sukses. Dan tunjukkan juga faktor-faktor atau
perilaku apa saja yang menyebabkan divisi anda mengalami kegagalan.
Dalam menyikapi kegagalan, carilah alternatif solusi secara
bersama-sama, usahakan banyak ide-ide yang dapat diutarakan, dan jangan
sekali-kali mematahkan semangat bawahan anda sebab bila ia patah
semangat maka banyak hal yang tidak akan tercapai. Sebagai atasan, anda
harus jeli memanfaatkan peristiwa yang ada untuk  mengarahkan bawahan
dalam memahami dan menghadapi fakta atau realitas dalam pekerjaan
sehari-hari.

6. Berikan Kesempatan

Kesalahan-kesalahan yang dilakukan bawahan dalam bekerja jarang sekali
berakibat fatal. Artinya dari kesekian banyak kesalahan yang mungkin
dilakukan masih terdapat peluang untuk diperbaiki dan diberikan
kesempatan untuk berubah. Oleh karena itu, janganlah semata-mata
memberikan hukuman kepada bawahan yang kebetulan melakukan kesalahan,
tapi tolonglah dia dan berikan kesempatan kedua untuk memperbaiki
dirinya.

Jika anda memang sudah menyerah terhadap kemungkinan perbaikan dari
seorang bawahan, yaitu jika anda merasa bahwa pekerjaannya sangat tidak
memuaskan dan dia tidak mungkin lagi dapat memaksimalkan pekerjaan
tersebut (meski sudah dilakukan bimbingan dan pelatihan), janganlah
berpura-pura menolongnya dan hentikanlah usaha-usaha melakukan kritik
yang konstruktif, karena semua itu  tidak akan berguna lagi. Katakanlah
kepadanya dengan terus terang bahwa pekerjaan yang dia lakukan tidak
berhasil. Kemudian sarankan suatu mutasi ke bidang lain yang lebih
sesuai, jika hal itu memungkinkan, atau berhentikan orang tersebut
melalui prosedur yang berlaku.

8. Delegasikan Tanggungjawab

Salah satu hal penting dari sifat-sifat seorang atasan adalah
bagaimana ia dapat mendelegasikan atau mewakilkan tanggungjawab dan
wewenang kepada bawahannya. Seorang atasan yang buruk tidak akan pernah
mau dan mampu mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang kepada
bawahannya. Sebaliknya atasan yang lemah akan terlalu mudah
mendelegasikan tanpa adanya pengawasan atau kontrol yang cukup.
Sementara itu jika anda ingin menjadi atasan yang  yang baik maka
delegasikan tanggung jawab dan wewenang anda dengan suatu catatan atau
agenda yang memuat waktu penyelesaian pekerjaan tersebut. Mintalah
laporan perkembangan pekerjaan pada waktu-waktu tertentu dan lakukan
tindakan-tindakan yang positif jika permasalahan muncul atau terjadi.

9. Patuhi Batas-batas Peran Anda

Sebagai atasan anda harus menyadari benar kemampuan anda, anda tidak
dapat mengubah semua hal sesuai dengan keinginan anda. Anda harus
menyadari bahwa anda bukanlah dokter bedah otak, yang dapat mengoperasi
setiap orang sesuka hati anda, anda juga bukanlah pendeta/kiai bagi
bawahan anda dan anda juga bukan ahli psikologi yang dapat menyembuhkan
berbagai masalah psikologisnya. Ingatlah bahwasanya ada tiga jalan yang
fundamental untuk mengubah seseorang: yaitu tobat keagamaan, psikoterapi
dan operasi otak. Anda adalah seorang pemimpin, janganlah memaksakan
diri untuk melakukan ketiga hal tersebut. Salah-salah anda akan menjadi
korbannya.

Selain beberapa hal diatas pasti masih banyak cara untuk meningkatkan
kemampuan managerial anda dalam meningkatkan kinerja para bawahan anda.
Dengan tulisan ini kami berharap bahwa hal-hal diatas dapat memperkaya
wawasan anda sehingga lebih percaya diri dalam membimbing bawahan anda.

Tinggalkan Balasan

Please log in using one of these methods to post your comment:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s